أكاديـمـيـا جلـــــوب

---

مفهوم الإدارة الإلكترونية:

تشمل الإدارة الإلكترونية جميـع مكونات الإدارة مـن تخطيـط وتنفيـذ ومتابعـة وتقييم وتحفيز إلا إنها تتميز بقدرتها على تخليق المعرفة بصورة مستمرة وتوظيفهـا مـن أجـل تحقيـق الأهـداف. وتعتمد الإدارة الإلكترونية على تطوير البنية المعلوماتية داخـل المؤسسة بصـورة تحقـق تكامـل الرؤيـة ومـن ثـم أداء الأعمـال.

ـ مقارنة بين المفهومين التقليدي والإلكتروني للإدارة.  

حدد (غنيم 2004 م/ ص36 ـ40 (  مجموعة من الأسس التي تحدد أوجه الاختلافات الجوهريـة

 بين المفهومين وهي كالأتي:  

1ـ طبيعة الوسائل المستخدمة عند التعامل بين الإطراف :

    فالإدارة التقليدية تعتمـد علـى الوسائل التقليديـة لإجـراء الاتصـالات بين أطـراف التعامـل

    المختلفـة وبينما الإدارة الإلكترونية تتم الاتصالات فيها باستخدام الشبكات الإلكترونية .

2ـ طبيعة العلاقة بين أطراف التعامل:

   الإدارة في ظل المفهوم التقليدي تكـون علاقاتـها بين أطـراف التعامـل مباشـرة ,بينما الإدارة

    الإلكترونية تشير إلى انتفاء وجود العلاقة المباشـرة بين أطراف التعامل ,حيـث توجـد أطـراف

     التعامل مع أو في نفس الوقت على شبكات الاتصالات الإلكترونية .

3ـ طبيعة التفاعل بين أطراف التعامل:

    تؤكـد ممارسات المفهـوم التقليدي للإدارة أن التفاعل بين أطـراف التعامل يتسم بالبطء النسبي وبينما في الإدارة الإلكترونية بالسرعة ,كما يحقـق التفاعـل الجمعي أو المتوازي بين فـرد ما  ومجموعة ما من خلال استخدام شبكات الاتصالات الإلكترونية .

4ـ  نوعية الوثائق المستخدمة في تنفيذ الأعمال والمعاملات :

    تعتمـد الإدارة التقليدية بشكـل أساسـي علـى الوثائق الورقية ,بينما تتـم ممارسات الإدارة

    الإلكترونية دون استخدام أية وثائق رسمية .

5ـ  مدى إمكانية تنفيذ كل مكونات العملية:

    توجد صعوبة في ظل ممارسات مفهوم الإدارة التقليدية في استخدام أي من وسائل الاتصالات

     التقليدية لتنفيذ كل مكونات العملية، بينما يمكن تحقيق ذلك في ظل ممارسات مفهـوم الإدارة

    الإلكترونية.

6ـ نطاق خدمة العملاء:

    توفر ممارسات المفهوم التقليدي للإدارة وجود خدمات للأفراد لمدة خمسة أيام في الأسبوع وذلك وفقا لمواعيد عمل المنظمات، بينما يستمر العمل لمدة سبعة أيام في الأسبوع ولمدة أربع وعشرين ساعة يوميا في الإدارة الالكترونية .

7ـ مدى الاعتماد على الإمكانيات المادية والبشرية:

    تعتمد ممارسات المفهوم التقليدي للإدارة على وجود استغلال الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة  أحسن استغلال ممكن , بينما تعتمد ممارسات مفهـوم الإدارة الإلكترونيـة علـى  استخدام تكنولوجيا الواقع الافتراضي.

التحول للإدارة الإلكترونية :

       إن التحول إلى الإدارة الإلكترونية ليس درباً من دروب الرفاهيـة وإنمـا حتمية تفرضها التغيرات العالمية، ففكرة التكامل والمشاركة وتوظيف المعلومات أصبحت أحد محـددات النجاح لأي مؤسسة وقد فرض التقدم العلمي والتقني والمطالبة المستمرة برفع جـودة المخرجات وضمان سلامة العمليات، كلها من الأمور التي دعت إلى التطور الإداري نحو الإدارة الإلكترونية. ويمثل عامل الوقت أحد أهم مجالات التنافسية بين المؤسسات، فلـم يعد من المقبول الآن تأخر تنفيذ العمليات بدعوى التحسين والتجويد وذلك لارتباط الفرص المتاحة أمـام المؤسسات بعنصر التوقيت. ويمكن تلخيـص الأسباب الداعيـة للتحـول الإلكتروني في النقاط التالية:

 1ـ الإجراءات والعمليات المعقدة وأثرها على زيادة تكلفة الأعمال.

2ـ  القرارات والتوصيات الفورية والتي من شأنها إحداث عدم توازن في التطبيق.

3ـ ضرورة توحيد البيانات على مستوى المؤسسة.

4ـ صعوبة الوقوف على معدلات قياس الأداء.

5ـ ضرورة توفير البيانات المتداولة للعاملين في المؤسسة.

6ـ التوجه نحو توظيف استخدام التطور التكنولوجي والاعتماد على المعلومات في اتخاذ

     القرارات

7ـ ازدياد المنافسة بين المؤسسات وضرورة وجود آليات للتميز داخل كل مؤسسة

      تسعى للتنافس.

8 ـ حتمية تحقيق الاتصال المستمر بين العاملين على اتساع نطاق العمل.

ـ أهداف الإدارة الإلكترونية :

• •  سهولة إدارة ومتابعة الإدارات المختلفة للمنظمة وكأنها وحدة مركزية.
  •  توفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بصورة فورية.
  •  تبسيط الإجراءات وسرعة الإنجاز ورفع مستوى أداء الخدمات.
  •  السرعة في اتخاذ القرارات المناسبة المبنية على معلومات دقيقة ومباشرة.
  •   توسيع قاعدة البيانات الداعمة للإدارة العليا .
  •  السهولة في متابعة وإدارة كافة الموارد .
  •  توظيف تكنولوجيا المعلومات لدعم وبناء ثقافة إيجابية لدى كافة العاملين.
  •  ترشيد التكاليف المالية عن طريق تقليل أوجه الصرف في إنجاز ومتابعة

           عمليات الإدارة المختلفة، مما يؤدي لتعزيز الكفاءة الاقتصادية.

• •  تركيز نقطة اتخاذ القرار في نقاط العمل الخاصة بها مع إعطاء دعم أكبر في

     مراقبتها .

• •   تجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة .
  •  تقليص معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها00000.0
  • التعلم المستمر وبناء المعرفة .
  •  زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا ومتابعة وإدارة كافة الموارد.
  • البريد الالكتروني بدلا من الصادر والوارد .
  • الإجراءات التنفيذية بدلا من محاضر الاجتماعات .
  • الانجازات بدلا من المتابعة .
  • إدارة الملفات بدلا من حفظها . ( السالمي والسليطى  2008 م/ ص39)0
  • إيجاد البيئة والمناخ التنظيمي الملائم للبحث والتطوير الإداري الشامل والمتواصل.

          ( العواملة  2003 م/ص 265).

• • إلغاء عامل العلاقة المباشرة بين طرفي المعاملة أو التخفيف منه إلى أقصى حد ممكن

          مما يؤدي إلى الحد من تأثير العلاقات الشخصية والنفوذ في إنهاء المعاملات.

• • القضاء على البيروقراطية بمفهومها الجامد وتسهيل تقسيم العمل والتخصص به.
  • إلغاء نظام الأرشيف الورقي واستبداله بنظام الأرشيف الالكتروني الذي يحقق مرونة

          في التعامل مع الوثائق ونشرها لأكثر من جهة بكلفة اقل جهد ووقت.

• • إلغاء عامل المكان لإمكانية إرسال الأوامر والتعليمات والإشراف على الأداء وإقامة

          الندوات والمؤتمرات من خلال الشبكة الالكترونية .

• • إلغاء تأثير عامل الزمان ففكرة اخذ الإجازات لانجاز بعض المعاملات الإدارية تم الحد منها إلى أقصى حد ممكن .

أنماط الإدارة الإلكترونية:
 تأخذ الإدارة الإلكترونية أنماطا مختلفة وأشكالا متعددة تتفق مع طبيعة العمل لدى المؤسسة بما يحقق أهدافها. من تلك الأنماط ما يلي:
1 ـ  الحكومة الإلكترونية

     تعد الحكومة الإلكترونية أحد أنماط الإدارة الإلكترونية، ويقصد بها إدارة الشؤون العامة بواسطة  وسائل إلكترونية لتحقيق أهداف اجتماعية واقتصادية وسياسية، والتخلص من الأعمال الروتينية  والمركزية، بشفافية عالية. ويمكن أن يتمثل ذلك في إنجاز الخدمات الحكومية بين الجهات المختلفة مثل: العلاقة بين الحكومة والحكومة. والعلاقة بين الحكومة  والأفراد. والعلاقة بين الحكومة  والشركات والعلاقة بين الحكومة والموظف.
2ـ التجارة الإلكترونية:

    التجارة الإلكترونية هي تبادل المعلومات والخدمات عبر شبكة الإنترنت لتحقيق التنمية الاقتصادية بصورة سريعة. ويمكن أن يتحقق الدفع من خلال البطاقات البنكية. وتُعد التجارة الإلكترونية أول تطبيق للإدارة الإلكترونية.

3ـ الصحة الإلكترونية
    تقوم الصحة الإلكترونية بتوفير الاستشارات والخدمات والمعلومات الطبية إلى المرضى عبر وسائل إلكترونية. فالمريض يستطيع متابعة نتائج الفحوصات الطبية والتحاليل المخبرية والمعلومات  والخدمات عبر الشبكة المحلية للمستشفى أو عبر شبكة الإنترنت.

   كما يمكن إجراء العمليات الجراحية في دولة وأن يكون الطبيب الاستشاري في دولة أخرى. كما يمكن تقليل أوقات الانتظار للمراجعين. فالمريض عندما يخرج من عيادة الطبيب ويتجه إلى الصيدلية  يكون الدواء في انتظاره لدى الصيدلي. لأن الطبيب أرسل  وصفة الدواء إلكترونيا إلى الصيدلية
4ـ التعليم الإلكتروني :
    في التعليم الإلكتروني يمكن إجراء المحاضرات الدراسية والاختبارات التحريرية ومناقشة الرسائل العلمية عبر الشبكة المحلية للمنشأة أو عبر شبكة الإنترنت.

5ـ النشر الإلكتروني :
   من خلال النشر الإلكتروني يمكن متابعة الأخبار العاجلة والنشرات الاقتصادية والاجتماعية والإطلاع  على آخر المؤلفات، والاستفادة من محركات البحث المتنوعة وتحقيق سرعة الحصول على المعلومة  من مصادرها الأصلية.

وظائف الإدارة الالكترونية :

    لقد أدى التطور الهائل في العصر الحالي عصر الثروة التقنية إلى حدوث تغيرات واضحة في الوظائف التقليدية للإدارة تحولت إلى وظائف إلكترونية ؛ من أجل الاستخدام الأمثل للوقت  والمال والجهد والطاقات ويذكر( إدريس 2005م ص207)    أن تكنولوجيا المعلومات المعاصرة ساهمت في إحداث تغير في العملية الإدارية التقليدية ،وأصبحت الإدارة الحديثة تعتمد على نظم المعلومات في التخطيط وفي تصميم الهياكل التنظيمية وإدارة فرق العمل الجماعي ، وتحقيق التنسيق والرقابة عن بعد .

      1ـ  التخطيط الإلكتروني:

           يرى (غنيم   2004 م/ ص 57ـ 59 ) أن التخطيط الإلكتروني ويعتمد على التركيز بصفة أساسية على استخدام التخطيط الاستراتيجي والسعي نحو تحقيق الأهداف الإستراتيجية،حيث تتم القرارات التي تستخدم النظم الإلكترونية في تخطيط أعمالها بالشمولية لخدمة مختلف أقسام المنظمة وإدارتها ،ويعتمد التخطيط الإلكتروني أيضا  في ظل الثروة الإلكترونية على استخدام نظم جديدة للمعرفة كنظم دعم القرار، والنظم الخبيرة ، ونظم الشبكات العصبية الاصطناعية ،كما يعتمد أيضا على تبسيط نظم وإجراءات العمل ، وبطبيعة الحال يختلف التخطيط الإلكتروني تماما عن التخطيط  التقليدي .

      2ـ التنظيم الإلكتروني:

           يرى( نجم 2004 م/ ص 250 ـ  251أن التنظيم الإلكتروني هو الإطار الفضفاض  لتوزيع واسع  للسلطة والمهام والعلاقات الشبكية- الأفقية التي يحقق التنسيق الآني وكل مكان من أجل إنجاز الهدف المشترك لأطراف التنظيم ،فمع الانترنت يتم التحول من منظمة التركيز على الهياكل والخصائص التنظيمية الرسمية إلى منظمة التركيز على الهدف الواحد المتقاسم .

           ويذكر ( غنيم 2004 م/ ص61)  أن التنظيم الإلكتروني للمنظمات المعاصرة يعتمد على إجراء تغيرات في مستويات وشكل الهياكل التنظيمية ،فيتم تحويلها من الشكل الطويل إلى الشكل المفلطح ،كما يتطلب أيضا إحداث تغيرات في الهياكل التنظيمية  نفسها؛ لمواجهة كل  مشكلات التنظيمات الإدارية التقليدية والقضاء عليها ، ويتم ذلك  من خلال تجميع الوظائف أو إعادة توزيع الاختصاصات ،أو استبعاد بعض الوحدات الإدارية من التنظيم ،واستحداث   بعض الوحدات التنظيمية الجديدة ، كما يتطلب التنظيم  الإداري للمنظمات المعاصرة أن يتضمن العديد من الوحدات الإدارية الجديدة والتي يتمثل أهمها بصفة أساسية في الوحدات التالية :

• إدارة قواعد البيانات والمعلومات والمعرفة إلكترونيا .
• إدارة الدعم التقني للمستفيد .
• إدارة علاقات العملاء إلكترونيا .

   يعد الهيكل التنظيمي الالكتروني احد أهم مستلزمات التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة   الالكترونية، وقد يحمـل الهيكـل الالكترونـي فـي مضمونـه النظــري ذات الخصائـص الهيكليـة  التقليدية من وظائف رئيسية وأخرى ساندة وثالثة فنية، فضلا عن توزيع الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات ونحوها، إلا إن السمــة الغالبـة فــي الهيكـل الالكترونـي هـي الاستخـدام المكثـف والمناسب لتقنية المعلومات بأركانها الرئيسية، ولأجل تحويل الهيكل التقليدي إلى هيكل  الكتروني لابد من دراسة علاقات العمل وطبيعة الهيكل التقليدي في المؤسسة .

      ويضيف ( نجم2004 م/ ص 251 ) بان هناك تغيرات تتوافق مع إعادة التنظيم للمنظمات

      والمؤسسات في ظل الشبكة الإنترنت  العالمية وثورة الاتصالات والمعلومات، وهي كما لي:

• التنظيم الشبكي مقابل إشكال التنظيم التقليدي: حيث يتسم التنظيم الشبكي بكونه

            تنظيما مرنا للاتصال والتعاون بين الإفراد.

• تحقق الانترنت التشبيك الفائق والواسع بين جميع العاملين عن طريق الشبكة الداخلية.

            مــع شبكات الأعمـال والانترنت أصبح بالإمكـان تحقيـق نمــط جديد مـن الشركـات وهـى  الشركات الافتراضية التي قامت على توظيف مزايا الانترنت في تبادل البيانات الالكترونية    

  3 ـ التوجيه الإلكتروني :

      يشير( غنيم 2004م) ص 71ـ 73 ) إلى أن التوجيه الإلكتروني بالمنظمات المعاصرة يعتمد على وجود القيادات الإلكترونية والتي تسعى إلى تفعيل دور الأهداف الديناميكي  والعمل على تحقيقها كما يعتمد أيضا وجود قيادات قادرة على التعامل الفعال بطريقة  إلكترونية مع الأفراد الآخر ين والقدرة على تحفيزهم وتعاونهم لإنجاز الأعمال المطلوبة كما يعتمد التطبيق الكفء للتوجيه الإلكتروني على استخدام شبكات الاتصالات الإلكتروني  المتقدمة كشبكة الإنترنت بحيث يتم إنجاز وتنفيذ كل عمليات التوجيه من خلالها.

      ويؤكد ( نجم 2004م/ ص267) أن قيادة الذات هي الأكثر بروزا في الإدارة الإلكترونية،  فالقائد الإلكتروني مطلوب منه أن يتخذ قرارات سريعة وفورية ،مما يجعله بحاجة إلى تطوير اتجاهات وقواعد خاصة للحالات المختلفة التي تساعده على سرعة الاستجابة ولهذا فإن قادة الذات يتسمون  بعدة خصائص منا :

• القدرة على تحفيز أنفسهم وإبقاء التركيز على انجاز المهام فهم المنظمة ومساهماتها

            من أجل حل المشكلات.

• الرغبة والمقدرة من اجل حل المشكلات .
• البراعة ،المهارة،والمرونة في التكيف للبيئة المتغيرة .
•  المسئولية عن مساراتهم المهنية وأنشطتهم وتطورهم .

كما أورد) غنيم 2004م /ص73 (بعض المهارات الأساسية التي يجب أن تتوفر في القيادة  الإلكترونية:

• • مهـارات المعـارف الإلكترونيــة :مثـل تقنيـة المعلومـات فـي الحاسبات الآليـة وشبكـات الاتصالات الإلكترونية والبرمجيات الخاصة بها والتعامل الجيد معـها.
  • مهارات الاتصال الفعال مع الآخرين : حيث يتطلب هذا الأمــر ضرورة تأسيس علاقـات عمل  جديدة من خلال استخدام جميع أنواع الاتصالات سواء كانت مكتوبة أو شفهية.
  • مهارات إدارية : وهي تتضمن مهارات تحفيز الأفراد الآخرين بالمنظمة نحــو العمـــل

     الجماعي والتعاون,بالإضافة إلى مهارات التخطيط والتنظيم والمتابعة والرقابة عـــلاوة

            علاوة على ذلك ،يتأكد على القياديين والمديرين في هذا العصر متابعة كل جديد في

           حقل التقنيات الإلكترونية وأن يتحلوا بثقافة الإبــداع والانفتاح والمرونـــة والتـــي تعـــد

           مـن  ضروريات هذا العصر ؛ لكي يتمكنوا من التخطيط السليم والجيد للدخول إلى عصر

           الثورة الرقمية والاستفادة من إمكاناته لتطوير أداء المنظمات ورفع كفاءتها الإنتاجيــة .  

4 ـ الرقابة الإلكترونية :

يشير( نجم  2004 م / ص 247 ـ  277) إلى أن الرقابة الإلكترونية أكثر اقترابا من الرقابة القائمة على الثقة بدلا من الرقابة التقليدية القائمة على العلاقات والمساءلة الرسمية , وهذا يفسر الاتجاه المتزايد نحو التأكيد على الثقة الإلكترونية والولاء الإلكتروني بين العاملين والإدارة ,وهذا ما يحول الرقابة كرصيد إلى الرقابة كعملية وتدفق مستمر ,وهناك العديد من المزايا للرقابة الإلكترونية منها:

• أنها تحقق الرقابة المستمرة بدلا من الرقابة الدورية .
• تحقيق الرقابة بالوقت الحقيقي وفى الآن الحقيقي بدلا من الرقابة القائمة على الماضي فهي تحقق   الرقابة بالنقرات بدلا من الرقابة بالتقارير.
• الحد الأدنى من المفاجآت الداخلية في الرقابة فلا شئ يتفاقم داخل المنظمة دون معرفته أولا وهذا  مما يقلص إلى الحد الأدنى المفاجآت الداخلية.
• إن الرقابة الإلكترونية تتطلب بل وتحفز العلاقات القائمة على الثقة , وهذا مما يقلل من الجهد الإداري المطلوب في الرقابة .
• إن الرقابة الإلكترونية تقلص مع الوقت من أهمية الرقابة القائمة عل المدخلات أو العمليات أو  الأنشطة لصالح التأكيد المتزايد على النتائج ,فهي إذن أقرب إلى الرقابة  بالنتائج .
• أن الرقابة الإلكترونية تساعد على انخراط الجميع في معرفة ماذا يوجد في المنظمة إلى حد كبيرمن اجل تحقيق مستلزمات الرقابة والحد من المفاجآت ولأزمات في المنظمة.

المصادر:

نجم عبود نجم / الإدارة الالكترونية الإستراتيجية والوظائف والمشكلات / دار المريخ للنشر / الرياض/ المملكة العربية السعودية/ 2008 .

احمد علي غنيم / دور الإدارة الالكترونية في تطوير العلم الإداري ومعوقات استخدامها في مدارس التعليم العام في المدينة المنورة / المجلة التربوية/ العدد 81 مجلد 21 ص 143 / 2006 .

عبد الرزاق السالمى وخالد إبراهيم ألسليطي / الإدارة الالكترونية/ دار وائل /عمان/ الأردن

/2008 .

احمد محمد غنيم/ الإدارة الالكترونية أفاق الحاضر وتطلعات المستقبل/ المكتبة العصرية

/ المنصورة / مصر / 2004 .

ثابت عبد الرحمن إدريس /نظم المعلومات الإدارية في المنظمات المعاصرة/ الدار الجامعية / الإسكندرية / 2009 .

 

 

 

 

 

 

 

---

تعليقات